Retour
 
Finances publiques

Le paiement des factures et le recouvrement des créances au ministère de la défense : mission d'audit de modernisation

Auteur(s) :

Editeur :

  • Ministère de la défense

Date de remise : Mars 2007
62 pages

Pour lire les rapports au format PDF vous avez besoin d'un lecteur PDF.
Pour lire les rapports au format EPUB vous avez besoin d'un lecteur EPUB.

Numérique (PDF)
 
Télécharger

Le présent rapport fait partie de la cinquième vague d'audits de modernisation lancés en octobre 2005 dans le cadre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) qui introduit une démarche de performance, visant à faire passer l'Etat d'une "logique de moyens" à une "logique de résultats". Les audits sont réalisés sous la co-maîtrise d'ouvrage du ministère intéressé (qui s'appuie sur le secrétaire général et ses équipes de modernisation) et du ministère chargé du budget et de la réforme de l'Etat (qui s'appuie notamment sur la direction générale de la modernisation de l'Etat).




PREMIERE PARTIE : LE PAIEMENT DES FACTURES DE L’ADMINISTRATION CENTRALE DU MINISTERE DE LA DEFENSE
 

LES CONSTATS
1.1. L’organisation actuelle du traitement des factures, reflet des conditions dans lesquelles
l’administration centrale du ministère est organisée pour son soutien, n’est pas optimale
1.1.1. La mission relève la grande fragmentation des achats effectués
1.1.2. Sur le périmètre de l’audit, le service des moyens généraux (SMG), censé assurer à titre
principal le soutien et donc l’ordonnancement des factures correspondantes, n’en traite pas le
plus grand nombre
1.1.3. Différentes raisons contribuent à expliquer cette centralisation limitée de la fonction
d’ordonnateur au SMG

1.2. Le nombre et la dispersion des Equivalents Temps Plein (ETP) consacrés au traitement des
factures dans le périmètre étudié révèlent le caractère inefficient de l’organisation actuelle
1.2.1. Les moyens humains consacrés au traitement des factures du périmètre de l’administration
centrale étudié sont globalement importants
1.2.2. Les ETP sont inégalement répartis au regard du nombre de factures traitées par les
différents organismes
1.2.3. L’efficacité atteinte par certains services ou directions dans le traitement des factures n’est
pas généralement synonyme d’efficience


LES PROPOSITIONS
2.1. Considérations préalables
2.1.1. La mission souligne l’importance de la cohérence d’ensemble du dispositif budgétaire et
comptable dans lequel les services sont appelés à exercer leurs missions
2.1.2. La mission préconise que toute nouvelle organisation des services repose sur une
distinction aussi nette que possible entre :
2.1.3. La mission recommande toutefois que cette distinction de principe soit modulée pour
tenir compte de la taille ou des caractéristiques particulières des services concernés

2.2. Recentrer les organismes d’administration centrale et les services à compétence nationale (SCN)
sur les actions relevant de leur « métier »
2.2.1. Les conforter dans leur rôle de pilotage budgétaire
2.2.2. Laisser aux organismes d’administration centrale et aux SCN la maîtrise des engagements
juridiques relevant de leur « cœur de métier »

2.3. Charger le SMG, service de gestion mutualisé, d’assurer le fonctionnement courant des services
de métier et lui confier la maîtrise de la chaîne de paiements correspondant
2.3.1. Sur le plan budgétaire, outre la gestion de ses propres autorisations d’engagement
correspondant à sa propre « unité opérationnelle », lui confier, le moment venu, la fonction de
pilotage de l’ensemble des crédits de paiement ouverts au titre du soutien dont il a la
responsabilité
2.3.2. Confier au SMG, en tant que centre de services partagés spécialisés, la gestion de
l’ensemble des engagements juridiques relatifs au soutien non spécialisé
2.3.3. Donner au SMG la mission de définir, de préparer et de gérer les conditions favorisant, le
moment venu, la constitution d’un service facturier sur le périmètre de l’administration centrale
et des services rattachés


2.4. Fluidifier les processus en intégrant progressivement les fonctions exercées par l’ordonnateur et
par le comptable
2.4.1. Rechercher l’amélioration de la qualité comptable des dossiers
2.4.2. La question du positionnement d’un service facturier n’appelle pas une réponse immédiate

2 .5. Poursuivre résolument la modernisation des modes de paiement
2.5.1. Réévaluer le rôle des régies
2.5.2. Développer l’emploi de la carte d’achat
2.5.3. Adapter les supports d’achats aux caractéristiques des services et à la spécificité de leurs
besoins
2.5.4. S’engager résolument dans la dématérialisation du traitement des factures pour les achats
de fonctionnement sur catalogues
2.5.5. S’engager résolument dans la dématérialisation du traitement des factures pour les achats
de fonctionnement sur catalogues

CONCLUSION

 
DEUXIEME PARTIE : LE RECOUVREMENT DES CREANCES DU MINISTERE DE LA DEFENSE
 

LES CONSTATS
1.1. Le recouvrement des créances est un sujet vital pour le service de santé des armées (SSA)
1.1.1. Les enjeux d’un bon recouvrement sont structurants pour l’activité du SSA et sa
participation au service public hospitalier
1.1.2. Les difficultés actuelles de recouvrement ne semblent pas négligeables, même si certaines
sont liées aux circonstances

1.2. Les principaux générateurs de produits dont l’activité dépend en partie de ces produits (DGA avec
les centres d’essais et DMPA-MRAI) ont des processus structurés mais perfectibles
1.2.1. La DGA et la DMPA ont mis en place des modes d’organisation et de fonctionnement
propres à faciliter le recouvrement des créances que leur activité génère
1.2.2. Cette organisation et ce fonctionnement sont néanmoins perfectibles sur plusieurs points

1.3. Un certain nombre de services gestionnaires (SHD, DICOD, armées, etc.) génèrent, par leur
activité, des recettes qui leur sont rattachées dans des conditions qui paraissent nettement améliorables
1.3.1. La fonction recettes n’est pas pilotée alors même que les montants sont assez conséquents
1.3.2. Les processus de mise en recouvrement souffrent d’un défaut de formalisation

LES PROPOSITIONS
2.1. Le chantier prioritaire concerne le service de santé des armées
2.1.1. La collecte d’informations relatives à l’identification du patient et à la nature des soins
prodigués est primordiale
2.1.2. L’établissement d’un schéma d’organisation du recouvrement performant doit être une
priorité pour le SSA
2.1.3. La contractualisation d’un pilotage du recouvrement par le comptable est à envisager
2.1.4. Les outils de mesure de la performance du SSA seraient à adapter par HIA

2.2. Par ailleurs, la fonction recettes au sein du ministère peut être significativement améliorée
2.2.1. Professionnaliser la fonction recettes
2.2.2. Réaliser des outils de prévision des recettes et de suivi des créances
2.2.3. Fluidifier et simplifier les processus de recouvrement en partenariat avec le comptable
2.2.4. Développer les moyens d’action à l’égard des débiteurs difficiles

CONCLUSION

CONTRADICTION

ANNEXE











FICHE DE PRESENTATIONS


 

Ministère concerné
Défense

Programmes concernés
Tous programmes du ministère de la défense

Contexte de l’audit
Le ministère de la défense souhaite optimiser ses processus de
dépense et de recouvrement en tirant pleinement parti de la
mise en œuvre de la LOLF.

De multiples bureaux en administration centrale participent en
tout ou partie au processus de paiement d’une facture
(engagement juridique, liquidation, ordonnancement). Ce
processus est sous-optimal, il accroît le nombre de petites
structures redondantes et allonge les délais. Avec entre 15.000
et 20.000 ordonnances de paiement par an, le service des
moyens généraux est le principal acteur de ces procédures.

Par ailleurs, le ministère de la défense éprouve des difficultés à recouvrer ses créances dans des délais raisonnables. Or ces
recettes sont indispensables au fonctionnement des services.
Elles représentent par exemple 380 millions d'euros pour le
service de santé des armées (SSA) au titre de son activité hospitalière. Des délais de recouvrement trop longs conduisent également les services à avancer des crédits au détriment
d'autres besoins.

Objectifs de l’audit
Les objectifs de cet audit sont l’optimisation des processus de
dépense, de recouvrement des créances, au travers de la
réduction des délais, et de l'amélioration des circuits financiers
de remboursement.

Il conviendra pour cela notamment :
- d’auditer tous les organismes d’administration
centrale implantés en région parisienne ;
- de tenir compte de la cartographie des achats en cours
d’élaboration ;
- de définir un calendrier de mise en œuvre des actions à entreprendre pour la réingéniérie des processus dans
la phase préalable à la mise en place de CHORUS ;
- de tenir compte des possibilités offertes à terme par la
mise en place de CHORUS.
Les bénéfices attendus sont :
- des gains de productivité ;
- l'amélioration des délais de règlement des
fournisseurs ;
- la fluidification et sécurisation des procédures.

Composition de l’équipe
d’audit
Contrôle général des armées
Inspection générale des affaires sociales
Contrôle général économique et financier