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Le réseau documentaire des écoles françaises à l'étranger

Auteur(s) :

Editeur :

  • Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Date de remise : Novembre 2017
117 pages

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A la suite de la demande du Comité des directeurs des écoles françaises à l'étranger auprès de la ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'Inspection générale des bibliothèques a été saisie à l'automne 2016 d'une mission d'audit et de conseil portant sur le réseau documentaire de ces cinq écoles : Casa de Velazquez (Madrid), Ecole française d'Athènes (Athènes), Ecole française d'Extrême-Orient (Paris), Ecole française de Rome (Rome), Institut français d'archéologie orientale (Le Caire). Le rapport dresse le tableau de la coopération documentaire actuelle entre ces écoles et formule des préconisations pour la renforcer encore. Il évalue également la contribution de chacune de ces écoles aux autres réseaux, nationaux (français ou étrangers) ou locaux, dont elles font partie. Il décrit enfin les axes de développement propres à chaque école et les problématiques particulières qu'elles rencontrent.

Introduction
 

1. Les Ecoles françaises à l’étranger

1.1. Le statut
 
1.2. Missions propres à chaque Ecole

1.3. Le réseau des Ecoles françaises à l’étranger
 

2. Panorama des bibliothèques des Ecoles françaises à l’étranger

2.1. Personnels
 
2.2. Locaux
 
2.3. Budget : dépenses 2014-2015 et budget 2016
 
2.4. Collections physiques
2.4.1. Données quantitatives
2.4.2. Caractéristiques des collections (discipline, langues, période couverte)
2.4.3. Existence d’un document définissant la politique documentaire et de conservation
 
2.5. Ressources électroniques
2.5.1. Casa de Velázquez
2.5.2. Ecole française d’Athènes
2.5.3. Ecole française d’Extrême-Orient
2.5.4. Ecole française de Rome
2.5.5. Institut français d’archéologie orientale
 
2.6. Signalement des collections et système d’information
 
2.7. Etat de la numérisation et projets
2.7.1. Casa de Velázquez
2.7.2. Ecole française d’Athènes
2.7.3. Ecole française d’Extrême-Orient
2.7.4. Ecole française de Rome
2.7.5. Institut français d’archéologie orientale
 
2.8. Services aux publics
 
2.9. Partenariats et réseaux
2.9.1. Casa de Velázquez
2.9.2. Ecole française d’Athènes
2.9.3. Ecole française d’Extrême-Orient
2.9.4. Ecole française de Rome
2.9.5. Institut français d’archéologie orientale

3. Axes de mutualisation entre les bibliothèques des Ecoles

4. Axes de développement propres à chaque Ecole

4.1. Casa de Velázquez
4.1.1. Les bâtiments et les infrastructures
4.1.2. Les collections
4.1.3. Les questions informatiques et le développement de services
 
4.2. Ecole française d’Athènes
4.2.1. La bibliothèque dans le contexte de l’EFA
4.2.2. Au bord de la saturation
4.2.3. Recoter les fonds ?
 
4.3. Ecole française d’Extrême-Orient
4.3.1. Un réseau de centres doté d’un siège à Paris
4.3.2. La Maison de l’Asie
4.3.3. Les bibliothèques de l’EFEO
 
4.4. Ecole française de Rome
4.4.1. Les contraintes et les atouts de la bibliothèque de l’EFR
4.4.2. Le stockage des collections imprimées
4.4.3. Le déploiement de la RFID
4.4.4. Le développement des usages et des collections numériques
 
4.5. Institut français d’archéologie orientale (Le Caire)
4.5.1. Les contraintes et les atouts de la bibliothèque de l’IFAO
4.5.2. Un patrimoine à sauvegarder et valoriser
4.5.3. Le projet immobilier
4.5.4. Le développement des usages et des collections numériques
4.5.5. Le projet de création d’un pôle documentaire dans l’organigramme de l’IFAO

Conclusion
 
Recommandations
Axes de mutualisation entre Ecoles
Axes de développement propres à chaque Ecole
 
Annexes

Recommandations

Axes de mutualisation entre Ecoles

- Renforcer les échanges entre directeurs de bibliothèque dans le cadre de rencontres régulières ;
 - Il serait pertinent que le comité des directeurs des Ecoles dispose d’un tableau de bord lui permettant de suivre et de piloter la réalisation des objectifs communs mis en oeuvre par les bibliothèques sur la base des indicateurs retenus dans le cadre du contrat ;
 - Poursuivre le projet ArchéoRéf sous la forme d’ArchéoRéf2, à condition de stabiliser la méthodologie au préalable avec l’ABES ;
 - Créer un onglet Bibliothèques au sein du portail commun des Ecoles françaises à l’étranger, donnant accès à des documents numérisés et à une archive institutionnelle commune HAL-EFE ;
 - Préalablement aux choix de réinformatisation, mener une réflexion commune, incluant des éléments de cahier des charges et tenant compte de la diversité des besoins et des situations ;
 - Harmoniser les chartes de politique documentaire en s’appuyant sur des principes communs et en adoptant, sauf exceptions dans le cadre de projets de recherche communs, un principe de complémentarité plutôt qu’un principe d’acquisitions partagées ;
 - Poursuivre les formations mutualisées des agents des bibliothèques ;
 - Encourager des stages d’immersion par échange de poste sur une durée courte (quelques semaines) ;
 - Donner aux échanges de publications entre Ecoles une plus grande cohérence avec la politique documentaire des différentes Ecoles ;
 - Limiter l’acquisition mutualisée ou partagée de ressources numériques aux domaines déjà mis en oeuvre entre l’EFR, l’EFA et la BIU de la Sorbonne.
 
 Axes de développement propres à chaque Ecole

 Casa de Velázquez
 - Veiller à garantir les meilleures conditions de conservation des documents dans tous les magasins de stockage ;
 - Contribuer à une initiative Collex autour du « monde ibérique » avec les principales universités disposant de fonds documentaires spécifiques dans ce domaine ;
 - Elaborer un plan de développement des collections en s’appuyant sur les travaux de la commission scientifique consultative pour les acquisitions de la bibliothèque.
 - Développer de nouveaux partenariats avec les institutions documentaires françaises et espagnoles spécialisées dans l’étude du monde ibérique ;
 - Dans l’attente de la création du système de gestion de bibliothèques mutualisé, terminer la mise en place des nouveaux développements du système intégré de gestion de bibliothèques et déployer un outil de découverte afin de diversifier les services offerts.
 
  Ecole française d’Athènes
 - Continuer de renforcer la formalisation des procédures de gestion des ressources humaines (fiches de poste ; entretien annuel d’évaluation de personnel ; etc.). Envisager pour l’avenir, à la faveur d’une réorganisation interne, de créer un poste d’adjoint au directeur (catégorie A) ;
 - Adopter, dans les dix-huit mois à venir, un scénario d’extension de la bibliothèque qui ne remette pas en cause les principes du libre accès et de l’ouverture 24/24 pour les chercheurs accrédités ; prendre en compte, dans cette réflexion, la sécurité des collections ;
 - Faire adopter par le Conseil d’administration de l’établissement un plan global de classement et de cotation des collections ; saisir cette occasion pour engager le chantier de la mise en oeuvre de la RFID ;
 - Renforcer encore la coopération avec la bibliothèque de l’Ecole américaine.
 
  Ecole française d’Extrême-Orient
 - Fixer dans une convention entre l’EFEO et le Musée Guimet les règles d’une collaboration renforcée entre les deux bibliothèques ;
 - Réaliser une étude relative à l’organisation des magasins de la Maison de l’Asie à court et moyen terme ;
 - Renforcer la visibilité des collections précieuses en menant à bien les chantiers de signalement des manuscrits, des archives, des cartes et en rendant diffusables l’inventaire des estampages ; étudier avec l’Abes et éventuellement d’autres partenaires, les solutions permettant le traitement du catalogue de la bibliothèque de Chiang Mai dans des délais plus courts ;
 - Elaborer un programme de formation des personnels des centres en Asie et de privilégier les ateliers regroupant les bibliothécaires de plusieurs centres, ce qui contribuerait également à renforcer le travail en réseau.
 
  Ecole française de Rome
 - Mettre en oeuvre une politique de désherbage des collections appuyée sur une politique documentaire formalisée et envisageant différents scénarios de conservation ou d’élimination ;
 - Revisiter la suite du projet de déploiement de la RFID ;
 - Définir la politique à suivre en matière d’offre numérique.
 
  Institut français d’archéologie orientale
 - Mettre en oeuvre le projet de nouvelle bibliothèque ;
 - Etudier la faisabilité de l’élargissement, total ou partiel, du libre accès à tout le public aux heures d’ouverture de la nouvelle bibliothèque, moyennant formation et sensibilisation des lecteurs ;
 - Accélérer la rétroconversion dans le SUDOC ;
 - Numériser les documents présentant un caractère d’unicité ou de grande rareté.