Les services administratifs et financiers unifiés à l'étranger : mission d'audit de modernisation - Rapports publics - La documentation Française

Le présent rapport fait partie de la deuxième vague d'audits de modernisation lancés en octobre 2005 dans le cadre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) qui introduit une démarche de performance, visant à faire passer l'Etat d'une "logique de moyens" à une "logique de résultats". Les audits sont réalisés sous la co-maîtrise d'ouvrage du ministère intéressé (qui s'appuie sur le secrétaire général et ses équipes de modernisation) et du ministère chargé du budget et de la réforme de l'Etat (qui s'appuie notamment sur la direction générale de la modernisation de l'Etat).

I. La gestion administrative et financière à l’étranger est cloisonnée, insuffisamment efficace et coûteuse en effectifs

A. La gestion administrative et financière à l’étranger est cloisonnée
B. Ce cloisonnement est source d’inefficacité
C. Le coût total en effectif est important
D. Ces constats font l’objet d’un consensus relativement large

II. Les résultats des expérimentations en cours sont favorables au regroupement des fonctions administratives et financières

A. Les expérimentations au sein du réseau des missions économiques
B. Les expérimentations au sein du réseau diplomatique et consulaire
1. Royaume-Uni
2. Belgique
3. Autres pays

III. Pistes de réflexion pour l’Organisation cible et les evolutions envisageables

A. Organisation cible du SAF unifié
B. Conditions nécessaires à la mise en place des SAF unifiés dans le cadre nouveau de la LOLF
C. Gains en emplois attendus
D. Pistes de réflexion complémentaires

IV. Conclusion

OBSERVATIONS DU MINISTERE

ANNEXES

FICHE DE PRESENTATION

Ministères concernés
Affaires étrangères (MAE)

Tous les ministères gérant des crédits à l’étranger

Programmes concernés
Programmes relevant du ministère des affaires étrangères programmes des autres ministères concernés

Objet de l’audit
Les opérations de gestion réalisées à l'étranger compte de services différents (MAE ou autres) implantés au sein d'un même pays, voire dans une même ville, actuellement dispersées. De nombreux rapports, rapport Le Bris en 2005, ont mis en évidence les gains efficacité et en productivité que permettrait généralisation de services administratifs et financiers uniques (SAFU).

Sur la base d’un bref constat et d’une étude des différentes expérimentations en cours, l’audit devait :

• faire des propositions concrètes quant à l’organisation de ces opérations de gestion ;

• évaluer le projet de généralisation de administratifs et financiers unifiés ;

• en détailler l’organisation cible en fonction contextes locaux ;

• mettre en évidence les différentes conditions mise en œuvre d’une telle réforme.


Diagnostic
La gestion administrative et financière à l’étranger cloisonnée. Ce cloisonnement est source d’inefficacité et entraîne sous-emploi potentiel. Un regroupement serait pertinent pour les tâches répétitives ou complexes qui ne nécessitent pas de proximité géographique avec les services « opérationnels ». Certaines procédures sont inutilement lourdes des dépenses, comptes rendus de consommations, rapprochements comptables, …). Le coût total en effectif est important (de 10 à 14 effectifs totaux selon les pays pour les personnels aux tâches administratives et financières). Ces constats sont largement partagés tant au MAE dans les autres ministères.

Recommandations des auditeurs
Revoir l’organisation des fonctions administratives financières.

Dissocier les tâches de décision et les tâches de gestion :

• en laissant dans les services opérationnels les tâches décisionnelles amont (engagements juridiques services faits) ;

• en regroupant au sein du service administratif financier (SAF) toutes les autres tâches ;

• et en limitant le nombre d’implantations du système d’information Corege. Décliner cette organisation cible en fonction contexte local.

Une solution générique et uniforme n’est, au vu des expérimentations en cours, pas pertinente.

Revoir les questions liées aux ressources humaines :

• intégrer des agents d’autres ministères dans le cas SAFU interministériels ;

• affecter des agents expérimentés ;

• créer une filière d’agents spécialisés dans la gestion. Simplifier la nomenclature budgétaire et comptable.

Optimiser l’utilisation des systèmes d’information notamment en développant des outils de reporting vers services opérationnels et exploiter l’interface Circe Corege en cours.

Mieux prendre en compte l’interministérialité dans le futur SI « Chorus ». Organiser, dans le cadre du Comité interministériel moyens de l’État à l’étranger (CIMEE), un groupe pilotage interministériel pour l'extension aux services hors MAE et désigner à cette fin un chargé de mission MAE.

Impacts attendus
Estimation des gains en emplois attendus à moyen terme : 71 ETP (dont 48 pour le MAE, 13 pour le Minéfi- DGTPE, 10 pour le ministère de la défense).

Composition de l’équipe d’auditeurs
Inspection générale des affaires étrangères

Inspection générale des finances